ثلاث خطوات لعمل بطاقة تقييم المشروع

هناك ثلاث خطوات لعمل بطاقة تقييم درجات المشروع:

1 في مرحلة التخطيط، حدد أهم المؤشرات الخاصة بأداء المشروع وكيف ستقوم بقياس تلك المؤشرات. من المحتمل أن تشمل عوامل النجاح تلك، مقارنة بين التكلفة الفعلية والتكلفة المقدرة ومقارنة بين الفترة الزمنية الفعلية أو المقدرة بجدول الأعمال والتي ستستغرق لإتمام المهام بالإضافة إلي تقارير الجودة. في المشاريع الكبرى، يمكن تطبيق تلك المؤشرات على مجالات العمل مما سيؤدي إلي ظهور عدد من المؤشرات في كل مجال من هذه المجالات، أما في المشاريع الصغرى فيمكن تطبيق تلك المؤشرات على المشروع بأكمله.

 

2 حدد العوامل التي تتسبب في ظهور مستوي أداء متوسط أو متدهور. سيمكنك هذا من تحديد طريقة عرض كل مؤشر وإذا ما كان يحتاج إلي العمل.
3 ألق الضوء على الأداء باستخدام نظام "إشارات المرور"، على سبيل المثال، إذا كان من المقبول حدوث تغيير في التكلفة بنسبة  5% (لأن هذه النسبة تغطيها الميزانية المخصصة لحالات الطوارئ) فإن الزيادة في التكلفة بنسبة 2% (أو أي نقص) يمكن الإشارة إليها بالضوء الأخضر (الأمر على ما يرام)، أما إذا زادت التكلفة بنسبة  7% فيمكن الإشارة إلي ذلك باللون الأصفر (حيث يشير ذلك إلي أن المشروع  يتعرض إلي خطر بسيط  ويتطلب العناية)، وأما إذا زادت التكلفة بنسبة 12% فيمكن الإشارة إلي ذلك باللون الأحمر (حيث يوضح ذلك أن المشروع يتعرض إلي خطر كبير ويتطلب عناية طارئة وملحة). إذا أردت ذلك، يمكن استخدام اللون الأزرق للإشارة إلي إتمام المهمة.

كل مشكلة لابد لها من حل

هناك طريقتان أخريان يمكنك الاستفادة منهما عندما تواجهك المشاكل: طريقة "الأسباب الخمسة" ومخطط "السبب والنتيجة".
طريقة "الأسباب الخمسة". هذه الطريقة تُشبه المشكلة بحبة البصل في أنها متعددة الطبقات- قد تُوجد أسباب دفينة لا يمكن الكشف عنها بمجرد طرح سؤال كهذا "لماذا حدث ذلك؟". لذا فإنك تطرح خمسة أسئلة تبدأ بـ "لماذا" (أو ما يقرب من ذلك)، لأنك تتعامل مع طبقات من الأسباب الدفينة. لقد تم توضيح مدي قوة طريقة "الأسباب الخمسة" من خلال مثال مأخوذ من كتاب Change ORGANISATIONAL  للكاتبين "فاليري أيلاس" و"كيم سوثرلاند"، حيث أوضح هذا المقال أن هبوط مستوي الرعاية للمريض طريح فراش (وعاء التبول والتبرز). (لماذا؟) لم يتم إخبار الممرضة. (لماذا؟) توجد إجراءات تسليم سيئة. (لماذا؟ لم تكن عملية التسليم ضمن بنود التعاقد. (لماذا؟) تم إيقاف ميزانية التدريب. (لماذا؟) تعتمد الأهداف على النتائج الطبية وليس على خبرة المريض.


مخطط السبب والنتيجة أو هيكل السمكة. يسمح لك هذا النوع من المخططات برؤية العوامل المتنوعة التي قد تساهم في وقوع مشكلة ما. بالمقارنة مع طريقة "الأسباب الخمسة". والتي يمكن استخدامها في المشاكل المتعددة الطبقات-  فإنه يمكنك استخدام "مخطط السبب والنتيجة" في تشخيص المشاكل التي يشتبه أنها متعددة الجوانب. حيث يتم تدوين الأسباب المختلفة للمشكلة على مجموعة من الأسهم  تمثل عظام السمكة، وتميل هذه الأسهم نحو العمود الفقري الذي في نهايته تظهر المشكلة (ومن المحتمل أيضًا وجود بعض من التفرعات الصغيرة التي تشير إلي الأسباب الفرعية.) ومن ثم تركز المناقشة على أهمية تلك العوامل، وكيف تفاعلت معًا وتسببت في حدوث المشكلة.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus