متى يقترب وقت إنهاء المشروع

اعرف متي يقترب وقت إنهاء المشروع

يمر كل مشروع بمرحلة بداية ووسط ونهاية. احيانًا ما يكون من السهل التعرف على مرحلة نهاية المشروع (مثل افتتاح المحل التجاري)، لكن حتي مع حدوث ذلك ستظل هناك بعض المهام البسيطة التي يتوجب عليك القيام بها.
إن النقاط النهائية في بعض المشاريع- كتطوير برامج التشغيل على سبيل المثال- غالبًا ما تكون جزءًا من دورة متكررة. لابد من تحديد مراحل إنهاء تلك النقاط بمزيد من الدقة لتجنب التداخل بين حدود المشاريع ومجالات العمل الأوسع. في أي مشروع، لابد من وجود مساحات للتسامح تتعلق بالوقت والتكلفة والجودة ، حيث ستحتاج إلي تفويض أو تصريح للاستمرار في العمل والانتقال إلي الخطوة التالية.

 

إذا كانت هذه النقاط ستتخطى المساحة المسموح بها، فقد تتخذ الإدارة قرارًا بإنهاء المشروع. إن خطة مشروعك لابد أن تضمن الحالات التي تُتخذ فيها تلك القرارات كجزء من المنهجية العامة للسيطرة على المشروع. كن مستعدًَا لإنهاء المشروع قبل البدء فيه إذا لم تستطع تقديم إجابات مرضية ومقنعة على الأسئلة التالية:
مرحلة الطموح. هل أهداف المشروع واقعية وتتسم بالذكاء (SMART)؟ هل من المحتمل أن يُحقق المشروع الفوائد المادية لكل من عملائنا ومؤسستنا؟ هل العمل المطلوب لإنجاز المشروع يمكن القيام به في حدود قدراتنا (الموارد المتاحة) وكفاءتنا (المهارات)؟


مرحلة التخطيط. هل يمكن تحقيق معايير الجودة؟ هل سيتم إنجاز المشروع في الموعد المحدد للتسليم؟ هل يُعد عائد الاستثمار مقبوًلا؟ هل يمكن الوصول إلي جميع الأشخاص الذين تحتاج إليهم لإنجاز المشروع عند الحاجة إلي ذلك؟ هل تم تحديد المخاطر التي قد تواجه المشروع، وهل الإجراء المُتخذ لتقليل تأثيرها يعتبر كافيًا؟ بمجرد أن يبدأ العمل في المشروع (في مرحلة التنفيذ)، لابد أن تضع في اعتبارك اللجوء إلي إنهاء المشروع إذا:
تم تجاوز حدود التسامح في التكلفة. لقد استنفد المشروع جميع الموارد المالية المحددة له.
انتهي الوقت المحدد. لقد استنفد المشروع الوقت المحدد له ولم ينته بعد.
لم يحقق مواصفات الجودة المطلوبة. لم يعد يرتق المشروع لمستوي المواصفات المحددة لها.
حدث تغيير في خطط المؤسسة. لم يعد المشروع ملائمًا للأهداف العامة للمؤسسة.
حدث تغيير في حالة السوق. لم يعد المشروع ملائمًا أو قابًلا للإنجاز.

 

على أمل أن يجتاز مشروعك كل هذه الاختبارات وينتقل لخطوة النهاية التي تم التخطيط لها من قبل والتي تشتمل عليها مرحلة القياس، ستتم مناقشة كل التفاصيل المتعلقة بذلك في السر التالي ، فإن تحديد أن المشروع غير قابل للتطبيق في وقت مبكر من دورة الحياة المشروع لابد من النظر إليه علينه نجاح وليس فشًلا. بالإضافة إلي كمية الوقت والمال الذي قد توفرهما من الإنهاء المبكر للمشروع، فهناك الفائدة- التي يصعب قياسها لكنها لا تقل أهمية عن ذلك، الناتجة عن توفير الطاقة والحماسة داخل مؤسستك من أجل المشاريع التي سُتحدث تأثيرًا فعليًَا. من وجهة نظرك فإن معرفة كيفية الفصل بين الفائز والخاسر من المشروع من شأنه أن يعزز سمعتك كمدير للمشروع.

الوصول إلي مرحلة إنهاء المشروع

إذا كانت جميع الأمور تسير بشكل جيد، ستصل إلي النقطة التي سيحقق فيها المشروع الأهداف المرجوة منه. عند الوصول إلي تلك المرحلة، اطرح على نفسك أسئلة ثلاثة: هل تم تحقيق أهداف المشروع؟ هل يشعر أصحاب المنفعة أو العملاء بالرضا؟ هل تم توفير أي إجراءات ضرورية للصيانة؟

إذا كانت لديك القدرة على الإجابة بـ "نعم" على الأسئلة الثلاثة، ستستطيع إتمام عمليتي تسليم المشروع وإنهائه، وهما عنصران من عناصر مرحلة القياس. إما العنصر الثالث – وهو التقييم – فستم تغطيته ومناقشته في الأسرار الأربع التالية. هناك أربع خطوات أساسية لتسليم وإنهاء المشروع:
1  تسليم المشروع إلي العملاء/المستخدمين. اعتمادا على طبيعة عقد المشروع، قد يتوجب عليك توفير الدعم أو الصيانة للعميل أو تدريبه على كيفية اتخدام النتج أو النظام الجديد. فعلي سبيل المثال، يُعد هذا الأمر شائعًا في مجال

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus