كيف تنظّم مشروعك و تتحكم فيه

نظَم مشروعك وتحكم فيه

 إن تحديد طريقة تنظيم المشروع وكيفية اتخاذ القرارات يعد جزءًا أساسيًَا في عملية التخطيط لأي مشروع. كيف ستتواصل مع أعضاء فريقك وكيف ستراقب عملية التقدم؟ وبنفس القدر من الأهمية، كيف ستُشرك راعي المشروع وأصحاب المنفعة في عملية التخطيط؟
تشمل المناطق التي تحتاج إلي التغطية ما يلي:
اجتماعات الفريق وتقارير المشروع. كم عدد المرات التي ستجتمع فيها مع أعضاء الفريق، وما التقارير التي ستطلبها، وكيف ستتم عملية طرح المشاكل والقضايا؟

 

مراقبة الجودة. كيف يتم تحديد مستوي "الجودة": ما الدليل الذي تحتاجه لتعرف إذا كانت المهمة قد أنجزت على أكمل وجه؟
إدارة حدود المرحلة. بمجرد الانتهاء من مرحلة ما، ما هي العملية اللازمة للانتقال للمرحلة التالية؟
التحكم في التغيير. إذا احتجت إلي القيام بتعديلات في الجدول الزمني أو أحضرت مزيدًا من الأشخاص، كيف ستقوم بإدارة هذا التعديل؟
التسامح. ستسمح معظم المشروعات بمستوي خاص من التغيير يتم التصديق عليه مباشرة من قبل مدير المشروعات. ويعرف هذا الحد بالتسامح. إن اختيار المستوي المناسب من التسامح يشمل عمل موازنة بين الحجم النسبي للمخاطر وعوامل المرونة.


تنظيم المشروع. على سبيل المثال، تختص طريقة برنس 2 (PRINCE2) بتكوين مجلس إدارة المشروع لمراقبة خطوات تقدم المشروع. (لمعرفة المزيد عن وجهات نظر المشروع،)
 الإدارة باستخدام أسلوب الاستثناء. لابد أن يتواصل مدير المشروع بانتظام مع مجلس إدارة المشروع أو راعيه، والذي من الطبيعي أن يُطلب منه فقط أن "يدير باستخدام أسلوب الاستثناء". وهذا يعني، أن يُطلب منه فقط التعليق والعمل على حل المشاكل أو الاختلافات التي تتعلق بالخطة الأصلية.

إدارة المخاطر بحكمة

إن إدارة المخاطر تعد من أهم مسئوليات مدير المشروعات. حيث إنه من الضروري معرفة كيف ومتي قد تحيد الأمور عن مسارها الصحيح واتخاذ الخطوات اللازمة لتقليل الآثار السلبية على مشروعك. يمكن أن تحقق الإدارة الجيدة للخطر الفارق بين المشروع القابل للنمو والتطبيق والمشروع غير القابل للنمو والتطبيق.
تقييم الخطر. لابد أن تتضمن خطة كل مشروع تقييمًا للخطر المحتمل وقوعه، حيث يتم تسجيل مدي احتمالية وقوع كل الحوادث المعاكسة لتقدم المشروع، بالإضافة إلي تسجيل خطورة تأثير مثل هذه الحوادث إذا وقعت الإجراء المطلوب اتخاذه للتقليل من احتمالية الحدوث والحد من الضرر الواقع.
المخاطر الخارجية والداخلية. تأتي المخاطر الخارجية من خارج فريق عمل المشروع، وتتضمن التغييرات في حالة الأسواق والظروف البيئية والتشريع. بينما تنشأ المخاطر الداخلية من فريق العمل: مثل الثغرات في التدريب والقصور في المهارات والخلافات الناشئة عن اختلاف الثقافة والشخصية والأخطاء في إدارة.


تحديد نسبة تعرضك للخطر. من خلال تحديد نسبة تعرضك للمخاطر، يمكن استخدام تقييمك للخطر في توجيه الجهد المبذول نحو المكان الصحيح.
المخاطر التي لا يمكن تجنبها. هناك بعض المخاطر التي لا يمكن تجنبها. مثل "الأخطاء" التي تحدث عند أحد البرامج الإلكترونية. غالبًا ما يتم بطريقة غير مباشرة إلي حد ما) وصف هذه المخاطر على أنها "قضايا". بدًلا من محاولة منع هذه القضايا (الأمر الذي قد يكون مستحيًلا)، فإن الاستراتيجية الأفضل تتمثل في وجود خطة للتعامل معها عند ظهورها.


الفوائد "الصعبة". الفوائد "الصعبة" في إدارة المخاطر هي التحسينات الملموسة في بعض المجالات مثل دقة الميزانيات والجداول الزمنية وتجنب تنفيذ المشروعات ذات الوضع المالي السيئ وتخصيص مسئولية التعامل مع الخطر إلي الشخص الملائم أو المؤسسة الملائمة وتقديم أفضل برنامج للأعمال المستقبلية.
الفوائد "السهلة". تتضمن الفوائد "السهلة" الفهم العام لبيئة المشروع وإلقاء الضوء على أهم القضايا الخاصة بالمشروع والمؤسسة وتوضيح المسئوليات وتحسين العلاقات مع العملاء.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus