كيف تقسم مشروعك إلى مجموعات

قسَم المشروع إلي مجموعات عمل صغيرة

ليكن هدفك الأول هو تقسيم المشروع إلي مجالات عمل رئيسية، ثم وضع قائمة بالأعمال التي تحتاج إلي القيام بها في كل مجال لعمل هيكل تسلسلي بالمهام التي تحتاج إلي تنفيذها لإنجاز المشروع. تعرف هذه العملية باسم هيكلية تقسيم العمل واختصارها باللغة الإنجليزية (WBS).
تتكون عملية "هيكلية تقسيم العمل "من ثلاث خطوات.
1 قَسم مشروعك إلي مجموعات أو مجالات عمل رئيسية. على سبيل المثال، بالنسبة لمشروع إعداد برنامج إلكتروني جديد، قد تتمثل مجالات العمل في الآتي: المواصفات والتصميم والتنفيذ والاختبار والإصدار.

2 ضع قائمة بالمهام التي تظن أنها ترتبط بكل مجموعة من مجموعات العمل.
3 أعط رقمًا لكل مهمة، لكي تتمكن من تحديد المهام الرئيسية والمهام الثانوية (الفرعية).


احرص بقدر المستطاع على دقة هيكلية العمل، لكن لا تقلق إذا لم تنته منها في هذه المرحلة. تذكر أن الخطة المرنة هي أفضل الخطط التي يمكن استخدامها! بمجرد أن تنتهي من وضع هيكلية تقسيم العمل، أضف بعض التفاصيل الرئيسية التي ستساعدك في المرحلة المقبلة، ثم ضع جدوًلا زمنًَيا لمهام المشروع.
حدد الوقت المحتمل لكل مهمة والموارد التي ستحتاجها. على سبيل المثال، هل ستحتاج عملية إنشاء قاعدة بيانات جديدة إلي اثنين من مهندسي البرمجة يعملون لمدة على المشروع لمدة ثلاثة أسابيع (أم ثلاثة مهندسين يعملون لمدة أسبوعين)؟


إن اختيارك لواحد من الحلين السابقين سيعتمد على القيود والمعوقات التي قد يواجهها المشروع. كم عدد الأشخاص المتوافرين للعمل في فريق المشروع؟ هل توجد مهام خاصة لا يمكن البدء فيها قبل موعد محدد، أو مهام أخري يجب الانتهاء منها قبل وقت محدد إما بسبب إجازات الموظفين أو أحوال الطقس أو أحد العوامل الأخرى الخارجة عن إرادتك؟
حدد مجالات العمل وقم بإعداد هيكلية تقسيم العمل المعروفة ب(WBS).
المهام الأولى من حيث الأهمية تأتي أوًلا (المهام المتأخرة من حيث الأهمية تأتي آخرًا)
الآن، أنت تعرف جيدا المهام التي تحتاج إلي القيام بها، ستتمثل الخطوة التالية في تحديد ترتيب تأدية هذه المهام. هناك طريقة سهلة جدًَا للقيام بهذه الخطوة، وتكون من خلال ترتيب مهام المشروع بشكل تنازلي، ثم عمل مخطط توضيحي يبين كيف ترتبط جميع مهام المشروع ببعضها البعض.


القيام بترتيب المهام بشكل تنازلي. اطرح على نفسك السؤال التالي: "ما المهام التي يجب علَي القيام بها فورًا قبل أن أقوم بهذا الأمر؟" ابدأ من النهاية واستمر في السير حتي تصل إلي البداية. على سبيل المثال، في المشروع الخاص بإنشاء موقع رسمي جديد للشركة، قد تتمثل المهمة النهائية في "فتح الخوادم، وبدء عملية التشغيل". ستحتاج قبل ذلك إلي القيام ب"اختبار شامل"، وهكذا. تُعرف هذه العملية باسم عملية تحديد المهام التابعة أو السابقة.


تحديد مستوي الإعالة. يُمكن تنفيذ بعض المهام بصورة مستقلة بينما يعتمد إنجاز بعض المهام الأخرى على الانتهاء من اثنين أو أكثر من المهام السابقة. لا يجب إنهاء كل مهمة من المهام السابقة قبل البدء في المهمة التي تليها. على سبيل المثال، في المشروع الخاص بتشييد مبني ما، قد يبدأ العمل في الديكور الداخلي قبل الانتهاء من أعمال الكهرباء. هذا النوع من الإعالة يعرف باسم أسلوب ابدأ. والذي يقابل الأسلوب المعتاد المعروف باسم انته. لتبدأ. إن بعض المهام التابعة من هذا النوع قد تتطلب فترة تأجيل قبل البدء فيها، وهذه المدة تعرف باسم الفترة الفاصلة.


ارسم مخطط شبكي. يمكن رسم مخطط توضيحي على شكل شبكة على ورقة بيضاء، لكن ستجد أنه من الأسهل استخدام أحد البرامج الإلكترونية حيث إن هذه البرامج ستسهل عملية إدخال تعديلات إذا ما ظهرت الحاجة إلي ذلك. من خلال وضع وتحديد أطول طريق خلال الشبكة بدون تكرار خطواتك، يمكن استخدام المخطط الشبكي في تحديد طول المدة المتوقعة لإنهاء المشروع. تحتل هذه المهام ما يُعرف باسم المسار الحرج: ولا يمكن زيادة الفترة الزمنية المحددة لهذه المهام دون التأثير على الجدول الزمني الكلي للمشروع. إن المهام التي توجد في المسار الحرج تتمتع بما هو معروف باسم فترة الفتور والتعويم: إن مدة فترة الفتور سوف تحدد فترة تأخر هذه المهام قبل أن تظهر في الطريق الحرج وتؤثر على الفترة الزمنية للمشروع.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus