كيف تتخذ قرارات صحيحة

ضع  ثقافة متفتحة

 لكي يتخذ قرارات صحيحة كرد فعل تجاه الظروف المتغيرة، يحتاج مدير المشروع إلي معلومات موثوق بها وطريقة بناءة لحل المشاكل وإجراءات قوية للحصول على تفويض بالتقدم. علاوة على ذلك من المهم عدم تقييد المشروع بالإجراءات الحكومية العقيمة أو عرقلة تقديم تقارير عن أي انحرافات عن خطة المشروع.
فكر في العناصر التالية على أنها خصائص رئيسية للتغيير في عملية الإدارة:

 

الإدارة من خلال الاستثناءات. اطلب من أعضاء فريقك أن يخبروك من خلال اجتماعات الفريق أو التقرير الأسبوعية للمشروع بالأشياء التي لا تسير وفقًا لخطة المشروع أو القضايا التي تشير إلي مشكلة محتملة في المستقبل. من خلال هذه التقارير المقدمة عن الاستثناءات، يمكنك تركيز الانتباه على الأمور التي تحتاج إلي التعديل أو الإصلاح.


 التشجيع على بناء "ثقافة متفتحة وعادلة". شجع على إجراء المناقشات الصادقة وعلى استخدام الطرق البناءة لحل المشاكل. إن "مهاجمة الأشخاص الذين يحملون الأخبار السيئة" قد يؤدي فقط إلي تكوين فريق مشوش وغير مترابط. يعد هذا الأمر من الأمور المهمة جدًا في المشاريع التي تقام في بعض المجالات مثل الرعاية الصحية والطيران المدني، حيث هناك قيمة أمنية تمثل خطرًا كبيرًا. إن العملية المتفتحة والعادلة المستخدمة في حل المشاكل تتضمن ثلاث خطوات: الإبلاغ عن المشاكل بمجرد ظهورها، وتحليل أسبابها وآثارها، ثم مراجعة العمليات واقتراح التحسينات المستقبلية. لابد من ذكر التعديلات ومناقشة أسبابها. إذا كان نطاق هذه التعديلات يقع خارج مساحة التسامح المتفق عليها أو لم يتبق لديك من الجزء المخصص لحالات الطوارئ ما يكفي لإكمال المشروع، ستضطر إلي الحصول على تصريح من مجلس إدارة المشروع أو من الراعي للقيام بها. بغض النظر عما إذا كنت تحتاج أو لا تحتاج إلي موافقة رسمية لأي من التغييرات التي تطرأ على خطة المشروع، فمن المفيد أن تواظب على إبلاغ راعي المشروع بتلك التغييرات: حيث يساعد ذلك على بناء جو من الثقة. لابد من العمل في كلتا الحالتين بقاعدة "لا للمفاجأة"!   
   
احصل على نتائج من اجتماعات الفريق

يتطلب تنفيذ المشروع وجود عمليات جيدة، لكن الأشخاص هم من يقومون بتنفيذ هذه العمليات. إنك تتاج إلي طرق فعالة للإبلاغ عن ومناقشة التطورات ولحل المشاكل واتخاذ القرارات.
إن التواصل الجيد بين أعضاء فريق العمل بالمشروع يمكن تلخيصه في الصفات التي يمثلها الاختصار PETS الذي يشير إلي الحروف الأولي من الكلمات التالية: (PROPORTIONATE) متناسب. أي يُقاس وفقًا لحجم المشروع.
(EFFECTIVE) فعال. يحقق الغرض المحدد.
(TARGETED) محدد الهدف. ينظر إلي القضايا الأكثر أهمية.
(SOLUTIONS-FOCUSED) يركز على الحلول. أي أنه إيجابي وتقدمي.
إن استخدام وسائل التنسيق عبر الإنترنت يعد إحدى الطرق البسيطة والمفيدة في الحفاظ على التواصل مع أعضاء الفريق في جميع مواقع العمل. على الرغم من ذلك، فإنه لا يوجد بديل للاجتماعات التي تتم وجها لوجه. وهي بعض القواعد الذهبية للتخطيط لهذه الاجتماعات:


حدد عدد الحاضرين. ليكن عدد الحاضرين سبعة أفراد أو أقل، لأنه إذا زاد العدد عن ذلك قد يصبح اجتماعك أشبه بالعرض التقديمي. ادع إلي الحضور الأشخاص ذوى العلاقة الوثيقة بالموضوع الذي تود مناقشته.
أعلن عن أهداف واضحة. حرر أجندة (جدول أعمال) الاجتماع مسبقًا.
أعد مكان الاجتماع . تأكد من أنك تعرف ما ستقوله ومتي ستقوله وكن مستعدًا لمواجهة أي من الأسئلة غير الملائمة التي قد يتم طرحها. بمجرد أن تنجح في تجميع أعضاء الفريق معًا، تأكد من أنك قد حققت أعظم استفادة من الاجتماع من خلال ضمان ما يلي:


الدقة. ابأ المشروع وانته من تنفيذه في الوقت المحدد.
السرية. اسمح للجميع بطرح المشاكل والقضايا على طاولة الاجتماعات، ثق بأن هذه المسلات لن تناقش خارج نطاق فريق العمل.
الاحترام. أفسح المجال لكل شخص ليعبر عما بداخله.
لا تتصيد الأخطاء. شجع على التركيز على النواحي الإيجابية لمشاركات الأشخاص في العمل، وتذكر أن الهدف من النقاش هو أن يكون بناًء.
حافظ على التركيز. وازن بين الالتزام بأجندة العمل وبين السماح للأفكار المهمة والنيرة بالظهور. ضع مخططًا ثلاثي المراحل لمناقشة كل نقطة: هذا المخطط سوف يمنع الأفراد من الحياد عن النقطة محل النقاش، أو البدء في تقديم حلول قبل جمع ومناقشة كل الحقائق.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus