كيف تتحكم في تكاليف مشروعك

تحكم في التكاليف

بمجرد أن يدخل المشروع حيز التنفيذ، لابد أن يتحول اهتمامك من تقدير التكلفة إلي التحكم في التكلفة. إن عملية التحكم الناجح في تكاليف المشروع تتضمن ثلاثة أنشطة واضحة: الحفاظ بقدر المستطاع على أن تكون التكاليف ضمن الميزانية الموضوعة، وتقديم المعلومات المتعلقة بالتكاليف الفعلية مقارنة بميزانية المشروع، وتحديد أسباب الاختلاف بين التكلفة المحددة والتكلفة الفعلية.
إن أفضل طريقة للحفاظ على المصروفات داخل نطاق التكلفة التي تنص عليها ميزانية أية مهمة من مهام المشروع، تتمثل في ضمان التدفق والمقترن بالوقت المناسب لمعلومات التكلفة القادمة من فريق العمل بالمشروع، حيث سيمكنك هذا من التعامل السريع مع أي مؤشرات لوجود اضطرابات مالية. كما تعمل تلك المعلومات على تذكير فريق العمل بالمشروع بالأهمية التي توليها وفقًا للميزانية الموضوعة.

 

إذا كان هناك عمل ما سيتجاوز التكلفة المحددة له في الميزانية، قم بتحديث ميزانية المشروع لتوضح التكلفة الفعلية ولكي تلقي الضوء على التغيير الذي طرأ على التكلفة المحددة، مما سيحافظ على أن يكون كل شخص مطلعًا على كل هو جديد.


بالتعاون مع فريق عملك، حدد السبب الذي أدي إلي وجود تغيير في التكلفة المحددة. سيساعدك هذا على تحديد إذا ما كان هذا التغيير ناتجًا عن عمل فردي أو إذا كانت الزيادة في التكلفة ناتجة عن أمر واضح يحتاج إلي المناقشة (مثل وجود فجوة في مهارات فريق العمل بالمشروع أو قصور في طرق الاتصال) أو إذا ما كان من المحتمل حدوث هذه الزيادة مرة ثانية. فيمكنكم بعد ذلك الاتفاق على خطة عمل تقلل من احتمالية وقوع زيادة في التكلفة في المستقبل.


إذا كانت الزيادة في التكلفة ناتجة عن المورد، فلتقم معه مناقشة مفتوحة في محاولة للوقوف على أسباب الزيادة وإيجاد الطرق التي تُحد من تكرار هذه الزيادة.
إذا كان التغيير الواقع في التكلفة يأتي ضمن حدود التسامح المحددة في خطة المشروع ، يمكنك تخطي هذه الزيادة وتجاهلها مع استخدام الحكمة التي اكتسبها للتقليل من وقوع زيادة في التكلفة في المستقبل . إذا وقع التغيير في التكلفة خارج حدود التسامح، ستحتاج إلي الحصول على موافقة من لجنة المشروع أو الوكيل المفوض بالمشروع،

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus