قدر تكاليف المشروع

إن إدارة الشئون المالية للمشروع تعد أحد العناصر الرئيسية الأخرى المتعلقة بدور مدير المشروع، كما أن بناء صورة واضحة ودقيقة عن التكاليف المحتملة يعد من العمليات المهمة في الإدارة.
1 استغرق الوقت اللازم لفهم متضمنة في المشروع، وسيعطيك هذا رؤية أكثر شموًلا عن المتطلبات المالية اللازمة.
2 تفهم سياسة التمويل الداخلية في شركتك. إذا انتدبت مجموعة موظفين من فريق آخر للعمل في مشروعك، هل سيضاف إلي ميزانية المشروع تكلفة الوقت الذي سيقضونه في العمل معك؟
3 بالنسبة إلي العمل الذي لابد من تنفيذه خارج شركتك، يجب عليك كمدير للمشروع أن تُعد مناقصة تنافسية تسمح بوجود عروض متنوعة من عدة موردين. (سنتحدث عن هذه النقطة بمزيد من التفصيل في الأسرار التالية).

 

4 تحدث إلي زملائك ممن قاموا بتنفيذ مشاريع مشابهة، لتكتشف  كم كلفتهم تلك المشاريع.
5 افهم الدوافع التي تكمن وراء رغبة مورديك في المزايدة على العقد الذي تقدمه. سيساعدك هذا على التفاوض للحصول على الصفقة الأفضل. بالتأكيد، سيرغب مورديك في كسب بعض الربح، لكن لابد أن تكون هناك عوامل أخري تدفعهم للتعاقد معك، مثل الرغبة في تكوين سمعة جيدة عن جودة عملهم ومصداقيتهم في السوق الذي تعمل فيه.
6 كن مبدعًا. إذا ثبت لك أن المهمة تحتاج إلي تكلفة عالية جدًا، هل يمكن القيام بها بطريقة مختلفة أو إسقاط تلك المهمة تمامًا؟
7 لا تخضع إلي الضغط من حولك فتقدم تقديرات منخفضة وغير واقعية عن تكاليف المشروع. قد يساعدك ذلك على الهروب من مأزق التعرض لأية مناقشة صعبة، لكنه قد يؤدي إلي كثير من المشاكل في نهاية الأمر. تذكر مثلث المشروع. إن تقليل التكلفة قد يؤدي إلي انخفاض الجودة.


8 تذكر أن هناك ترابطًا بين الوقت والتكلفة. إذا امتد العمل في مشروعك لمدة أسبوع إضافي فإن هذا قد يكلف دفع مرتب أسبوع آخر لفريق المشروع.
9 أدر التدفق النقدي والتكاليف معًا. معظم المشاريع التي تفشل تقوم بذلك لأنها تستنفد الموارد المالية المتاحة خلال فترة وجيزة من الوقت.


10 خصص جزءًا من التكلفة للطوارئ للتعامل مع الزيادة غير المتوقعة في المصروفات. ضع ميزانية للطوارئ لكل مجموعة من الأعمال، وضع ميزانية محكمة لكل المهام التي قد تكون عرضة إلي الزيادة في الإنفاق.
إنه لمن المهم أن تصف في الخطة الموضوعة لمشروعك كيف ستتحكم في التكاليف وتراقبها أثناء عملية تنفيذ المشروع
اختر إما الاعتماد على الموارد الداخلية للشركة أو الموارد الخارجية
تعلب التكلفة دورًا مهمًَا في تحديد ما إذا كنت ستختار فريق العمل من داخل المؤسسة أم ستعين أفرادًا من الخارج للمشاركة في المشروع بنظام العمل الحر. فيما يلي سنوضح النقاط الرئيسية التي لابد من وضعها في الاعتبار عند تحديد ما إذا كنت ستستعين في تشكيل أفراد فريقك بأشخاص من داخل المؤسسة أم من الخارج.


المهارات. هل يوجد داخل المؤسسة العدد الكافي من الخبراء، أم ستحتاج إلي الاستعانة بمتخصصين من الخارج؟
التكلفة الداخلية مقابل التكلفة الخارجية. هل يمكن استخدام الموظفين الموجودين بالمؤسسة بدون تكلفة إضافية، أم سيتم دفع راتب إضافي لهم؟ إذا كان سيتم دفع راتب إضافي. كيف يمكن المقارنة بين تكلفة الاستعانة بموظفين من الخارج؟ هل سيتواجد أعضاء فريقك بمقر الشركة أم سيعملون من الخارج، وهل سيؤثر ذلك على قرارك؟
الانطلاق. بافتراض أن فريق العمل الموجود داخل المؤسسة يتمتع بالمهارات اللازمة، هل من المحتمل أن يبدأ ذلك الفريق العمل ويقود المشروع بسهولة، بفضل معرفتهم بثقافة وإجراءات المؤسسة، أم أن مهارة أعضاء الفريق القادم من خارج المؤسسة والمامهم بمتطلبات العمل في المشروع ستمكنهم من التكيف بسرعة مع العمل؟
الالتزام. من سيكون أكثر التزامًا بالمشروع: الموظفون الموجودون داخل المؤسسة والذين يعرفون قيم المؤسسة وقد يرغبون في فرصة لتعلم بعض المهارات الإضافية القيمة، أم الموظفون القادمون من خارج المؤسسة والذين يرغبون في تعزيز سمعتهم المهنية؟
التعلم. إذا تم استخدام فريق عمل حر من الخارج، هل ستفقد المؤسسة أيًَا من المهارات الجديد المكتسبة أو العمليات التي تم تطويرها خلال المشروع عندما ينحل الفريق بعد انتهاء العمل؟ أم أن الخطة الموضوعة لتقييم المشروع قوية بما يكفي لتمنع حدوث مثل هذا الأمر؟
الملكية الفكرية. هل يعرف المتعاقدون من الخارج أن حقوق طبع أي ابتكار أو تطور حدث خلال المشروع يخص المؤسسة ولا يخص الفرد بعينه؟
السياسات. إذا كان استخدام فريق من داخل المؤسسة للعمل في المشروع هو الحل الأفضل، فلابد في هذه الحالة من انتداب مجموعة من الموظفين العاملين بأقسام مختلفة للعمل في مشروعك. هل تعرف كيف تتفاوض على ذلك؟ هل توجد أية عوائق متوقعة أمام عملية انتدابهم، وكيف سيتم التغلب على تلك العوائق؟

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus