ضع الجدول الزمني للمشروع

بمجرد أن تنتهي من ترتيب المهام وتحديد مدة المشروع، يمكن وضع جدول زمني واقعي يتمكن من خلاله أي شخص من أن يدرك المكان الذي يحتاج إلي الوصول إليه ومتي يجب عليه الوصول.
غالبًا ما يستخدم مخطط جانت كطريقة لعرض الجدول الزمني للمشروع. إن ذلك المخطط الذي يحمل لقب المهندس الأمريكي "هنري جانت"، يشترك في العديد من الخصائص مع المخطط الشبكي، لكنه يركز على وضع الجدول الزمني بالإضافة إلي إظهار العلاقات بين المهام. على الرغم من أن معظم البرامج الإلكترونية لإدارة المشروعات يمكنها عرض مخطط جانت، فإنه في حالة المشروعات الصغيرة يكون من تكوين هذا المخطط باستخدام برنامج إكسيل أو ما يشبهه من البرامج الإلكترونية البسيطة. هناك طرق متنوعة يمك من خلالها ملء مخطط جانت.

 

فمثًلا، يستخدم المخطط البسيط التالي النقاط للإشارة إلي الوقت المحدد للقيام ببعض الأنشطة المختلفة التي يجب القيام بها خلال الجدول الزمني الخاص بمشروع إنتاج اسطوانة تجارية.  جدول صفحة 41
انقل المعلومات الخاصة بالمهمة. انقل المعلومات الخاصة بالمهمة (الفترة الزمنية والمهام التابعة وغيرها) من هيكلية تقسيم العمل ومن المخطط الشبكي إلي الجدول الزمني.
ضع في اعتبارك القيود أو المعوقات الزمنية. حدد أي قيود أو معوقات أخري قد تؤثر على الوقت المحدد للمشروع. على سبيل المثال، خلال المشروع الخاص بتغيير مقر الشركة، قد يتضمن هذا مدي توافر مبني جديد. وفي مشروع تشييد مبني جديد، قد لا يتوافر وجود فريق العمل الرئيسي (لنقل إنهم عمال الكهرباء) بعد فترة زمنية محددة. استخدم هذه المعلومات لإضافة بند ينص على البدء مبكرًا عن الموعد المحدد أو الانتهاء من المشروع بعد الموعد المحدد عندما يكون ذلك ملائمًا.

أضف  وقتًا للطوارئ واستخدمه بحكمة
عندما تُحدد الفترات الزمنية الخاصة بكل مهمة من مهام المشروع، أضف بعض الوقت للطوارئ. وقت إضافي. إذا استطعت ذلك، خصوصًا لتلك المهام التي تكون عرضه للتأجيل. سيساعد هذا على تجنب بعض المهام، والمعروف أيضًا باسم ثغرات الجدولة.


لابد من إدارة الوقت الإضافي المحدد لحالات الطوارئ: كن حريصًا بخصوص مقدار الوقت الذي ستضيفه، ولماذا ستضيفه، ولا سيبدو الأمر كأنك تسمح بوجود وقت إضافي لمجرد القيام بالعمل الأساسي. تشمل طرق إدارة الوقت الإضافي ما يلي:
التخطيط للتعامل مع التوقفات. إن المهمة التي يجب إنجازها في خمسة أيام متتالية (مثل التقاط صور فوتوغرافية لأحدث الأزياء في عالم الموضة كجزء من المشروع الخاص بعمل كتالوج للبيع بالتجزئة). قد تعاني من بعض التوقفات بسبب الطقس السيئ مما يؤدي إلي إنجازها في ثمانية أيام، في هذه الحالة سيكون من الأفضل أن تضع للمهمة فترة ثمانية أيام بدًلا من خمسة.
توقُع أي تأخير بين المهام. عند احتمال حدوث هذا (التأخير)، يمكنك التعامل معه من خلال وضع فترة زمنية فاصلة خاصة بأسلوب انته. لتبدأ.


توزيع الوقت الإضافي بين المهام. أعد المهمة المعروفة بـ "تخصيص وقت إضافي لحالات الطوارئ "لتغطي قدرًا من المهام (الحقيقية). يمكن استخدام هذا الوقت عند الضرورة لتقليل احتمالية حدوث "قانون باركنسون"، الذي يقول: إن مدة إنجاز العمل تمتد وفقًا للوقت المتاح! يمكن عند وضع الضرورة وضع موعد نهائي شديد التحدي للمهمة المحددة، لكي يُركز فريق العمل على إنهاء المهمة في أسرع وقت ممكن. قد يكون الوقت الإضافي المحدد لحالات الطوارئ مفيدًا في عملية وضع الميزانية. بمجرد أن يدخل المشروع حيز التنفيذ، فإنه من المهم أن تعرف مقدار الوقت الإضافي المُستخدم وسببه. للحصول على مزيد من المعلومات عن استخدام الوقت الإضافي المحدد لحالات الطوارئ كجزء من عملية مراقبة التقدم.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus