المدرسة البريطانية في إدارة المشاريع التكاملية - د. مصعب عزاوي

المدرسة البريطانية في إدارة المشاريع التكاملية - د. مصعب عزاوي

 

العوامل البيئية المحيطة بالمشروع

تشمل العوامل البيئية المحيطة بالمشروع والتي يمكن أن تؤثر على عملية المراقبة والتحكم في أعمال المشروع على سبيل المثال لا الحصر:

  • المعايير الحكومية أو معايير الصناعة (على سبيل المثال، لوائح الهيئة التنظيمية، ومعايير الإنتاج، ومعايير الجودة، ومعايير الإتقان)،
  • ونظام ترخيص أعمال الشركة،
  • وقدرة الجهات المعنية على تحمل المخاطر،
  • ونظم معلومات إدارة المشروع (على سبيل المثال، مجموعة الأدوات الآلية، مثل أداة البرامج المصممة لعمل الجداول الزمنية، أو نظام إدارة التهيئة ، أو نظام جمع وتوزيع المعلومات، أو واجهات الشبكة العنكبوتية للأنظمة الآلية الأخرى الموجودة على الإنترنت).

 

أصول العملية التنظيمية

تشمل أصول العملية التنظيمية والتي يمكن أن تؤثر على عملية المراقبة والتحكم في أعمال المشروع على سبيل المثال لا الحصر:

  • متطلبات الاتصالات بالمنشأة،
  • وإجراءات الضوابط المالية (على سبيل المثال، تبليغ المواعيد، ورموز المحاسبة، ومراجعات النفقات والمصروفات، والنصوص العقود المعيارية)،
  • وإجراءات إدارة العيوب والقضايا،
  • وإجراءات الرقابة على المخاطر، وتشمل فئات المخاطر، تعريف احتمالية وتأثيرها، و تحديد مدي احتمالية حدوث المخاطر ومدى تأثيرها،
  • وقاعدة بيانات قياس العمليات والتي تستخدم لتوفير بيانات القياس المتعلقة بالعمليات والمنتجات،
  • وقاعدة بيانات الدروس المستفادة.

 

المراقبة والتحكم في أعمال المشروع: الأدوات والتقنيات

أولاً. آراء الخبراء

يستخدم فريق إدارة المشروع آراء الخبراء لتفسير المعلومات التي توفرها عمليات المراقبة والتحكم في أعمال المشروع، كما يحدد مدير المشروع بالتعاون مع الفريق الإجراءات المطلوبة لضمان مطابقة أداء المشروع للتوقعات.

 

ثانياً: المراقبة والتحكم في أعمال المشروع: المخرجات

1. طلبات لإجراء تغييرات

ونتيجة لمقارنة النتائج المخطط لها بالنتائج الفعلية، يمكن إصدار طلبات لإجراء تغييرات قد تعمل على توسيع، أو ضبط، أو تقليل أهداف المشروع أو الإنتاج. ويمكن أن تؤثر التغييرات على خطة إدارة المشروع، أو وثائق المشروع، أو على النواتج. وتشمل التغييرات على سبيل المثال لا الحصر:

2.الإجراء التصحيحي. توجيه موثق لتنفيذ أعمال المشروع وذلك لتحقيق الأداء المستقبلي المتوقع من أعمال المشروع وفقا لخطة إدارة المشروع.

3.الإجراء الوقائي. توجيه موثق لأداء نشاط يمكن من خلاله تقليل احتمالية وجود عواقب سلبية مرتبطة بمخاطر المشروع.

4.إصلاح العيوب. تحديد وجود خلل في أحد مكونات المشروع موثق بصورة رسمية مع توصية إما بإصلاح العيب أو استبدال المكون بالكامل.

 

تحديثات خطة إدارة المشروع

تشمل عناصر خطة إدارة المشروع التي قد يمكن تحديثها على سبيل المثال لا الحصر:

  • خطة إدارة الجداول الزمنية،
  • وخطة إدارة التكاليف،
  • وخطة إدارة الجودة،
  • وخط الأساس للأهداف،
  • وخط الأساس للجداول الزمنية،
  • وخط الأساس لأداء التكاليف.

 

تحديثات وثائق المشروع

تشمل وثائق المشروع التي قد يمكن تحديثها على سبيل المثال لا الحصر:

  • التوقعات،
  • وتقارير الأداء،
  • وسجل القضايا.

 

القيام بالرقابة المتكاملة على التغييرات

القيام بالرقابة المتكاملة على التغييرات هي عبارة عن عملية النظر في كل طلبات إجراء التغييرات، وكذلك اعتماد وإدارة التغييرات الواقعة على النواتج، وأصول العملية التنظيمية، ووثائق المشروع، وخطة إدارة المشروع. وتجرى هذه العملية مع بداية المشروع وحتى نهايته. ويتم الحفاظ على خطة إدارة المشروع، وبيان أهداف المشروع، وغيرها من النواتج من خلال إدارة التغييرات بعناية وبشكل مستمر، إما عن طريق رفض التغييرات أو عن طريق اعتمادها مما يضمن أن التغييرات المعتمدة هي التي يتم إدراجها ضمن خط الأساس المعدل.

وتشمل عملية القيام بالرقابة المتكاملة على التغييرات أنشطة إدارة التغييرات اللاحقة على مستويات مختلفة من التفصيل، وذلك استنادا إلى التقدم في تنفيذ المشروع:

السيطرة على العوامل التي تتحايل على الرقابة المتكاملة على التغييرات بحيث يتم تطبيق التغييرات المعتمدة فقط؛

استعراض وتحليل واعتماد طلبات إجراء التغييرات بصورة عاجلة وذلك ضروري لأن القرار البطيء قد يؤثر سلباً على وقت أو تكلفة أو احتمالية حدوث تغييرات؛

إدارة التغييرات المعتمدة؛

الحفاظ على سلامة خطوط الأساس من خلال إصدار التغييرات المعتمدة فقط لإدماجها في خطة إدارة المشروع ووثائق المشروع؛

استعراض أو اعتماد أو تجاهل كل الإجراءات التصحيحية والوقائية الموصى بها؛

تنسيق التغييرات في جميع أنحاء المشروع (على سبيل المثال، تغيير المقترح للجداول الزمنية سوف يؤثر في كثير من الأحيان على التكاليف والمخاطر، والجودة، والتعيينات)؛

توثيق التأثير الكلى لطلبات إجراء التغييرات.

يمكن لأي جهة معنية مشاركة في المشروع أن تقدم طلب بإجراء تغييرات. وعلى الرغم من أن التغييرات قد تبدأ بصورة شفهية، إلا أنه ينبغي دائما أن يتم كتابتها وإدخالها في إدارة التغييرات و/ أو نظام إدارة التهيئة. تخضع طلبات إجراء التغييرات للعملية المحددة في نظم الرقابة على التغييرات والتحكم في التهيئة. وقد تتطلب عمليات تقديم طلبات لإجراء تغييرات معلومات حول الآثار المترتبة على الوقت المقدر وكذلك التكاليف المقدرة.

يجب على من لديهم السلطة داخل فريق إدارة المشروع أو الهيئة الخارجية اعتماد أو رفض كل طلبات إجراء التغييرات الموثقة. ففي العديد من المشاريع، يتم منح مدير المشروع سلطة اعتماد أنواع معينة من طلبات إجراء التغييرات كما هو محدد في وثائق المشروع المتعلقة بالأدوار والمسؤوليات. تتضمن عملية القيام بالرقابة المتكاملة على التغييرات وجود مجلس للرقابة على التغيرات مسئول عن اعتماد أو رفض طلبات إجراء التغييرات وذلك إذا لزم الأمر. أدوار ومسؤوليات هذه المجالس محددة بوضوح ضمن إجراءات التحكم في التغييرات والتحكم في التهيئة، ويتم الاتفاق عليها من قبل الجهات المعنية بذلك. العديد من الهيئات الكبيرة تقوم بعمل هيكل متعدد المستويات للمجلس، لتقسيم المسؤوليات بين المجلس. إذا كان تقديم المشروع يتم بموجب عقد، فإنه قد تحتاج بعض التغييرات المقترحة إلى موافقة العميل وفقا للعقد.
قد تحتاج الطلبات المعتمدة لإجراء تغييرات إلى تقديرات جديدة أو معدلة للتكاليف وتسلسل للأنشطة وتواريخ الجداول الزمنية ومتطلبات الموارد وتحليل بدائل الاستجابة للمخاطر. وقد تتطلب هذه التغييرات القيام ببعض التعديلات لخطة إدارة المشروع أو غيرها من وثائق وخطط إدارة المشروع. المستوى التطبيقي للتحكم في التغييرات يتوقف على منطقة التطبيق، وتعقد المشروع المحدد، ومتطلبات العقد، والسياق والبيئة التي يتم فيها تنفيذ المشروع.

 

يوفر نظام إدارة التهيئة مع الرقابة المتكاملة على التغييرات طريقة موحدة وفعالة وكفؤ لإدارة التغييرات المعتمدة وخطوط الأساس داخل المشروع بصورة مركزية. يركز التحكم في التهيئة على مواصفات كل من النواتج والعمليات في حين أن التحكم في التغييرات يركز على تحديد وتوثيق ومراقبة التغييرات الواقعة على المشروع وخطوط الأساس للإنتاج. يحقق تطبيق نظام إدارة التهيئة داخل نطاق المشروع، بما في ذلك عمليات الرقابة على التغييرات، ثلاثة أهداف رئيسية:

تأسيس أسلوب تطوري لتحديد ولطلب إجراء تغييرات بصفة مستمرة لخطوط الأساس المقررة، وتقييم قيمة وفعالية تلك التغييرات،

توفير فرص للتحقق من صحة المشروع وتحسينه بصفة مستمرة من خلال النظر في أثر كل تغيير،

توفير آلية لفريق إدارة المشروع لإبلاغ الجهات المعنية بجميع التغييرات المعتمدة والمرفوضة بصورة مستمرة.

 

د. مصعب عزاوي

كاتب و طبيب سوري مقيم في لندن

 

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus