المخطط التمهيدي لمشروعك

أقنعهم بالأمر!

بمجرد أن تضع المخطط التمهيدي لمشروعك، ستتمثل الخطوة التالية في تسجيل النقاط الرئيسية الخاصة به. ستحتاج إلي ذلك لكي تحصل على التصديق اللازم لبدء العمل.
ليس من الضروري أن يتم تسجيل هذه النقاط في صورة خطة مفصلة عن الطريقة التي ستنجز بها كل شيء متعلق بالمشروع، لكن لابد من تسجليها بطريقة تقدم لأصحاب المنفعة (خاصة المعنيين بالتصديق على الميزانية والموارد اللازمة) فكرة عامة عما هو متوقع. يُعرف هذا المستند باسم ملخص المشروع أو الإطار العام الاستراتيجي واختصاره (SOC). حتي إذا حصلت بالفعل على الموافقة للمشروع في العمل (أحيانًا تسمي تفويضًا بالمشروع)، فهناك العديد من الأسباب التي تجعل من الضروري جمع الأطر العامة الاستراتيجية. تشمل هذه الأسباب ما يلي:

 

1 المعلومات. قبل وضع خطة أكثر تفصيًلا، سيقدم لك هذا المخطط الاستراتيجي الفرصة لتُطلع زملاءك على ما هو متوقع (على الرغم من أن هذا ليس سببًا لعدم الأخذ في الاعتبار المزيد من وسائل الاتصال غير الرسمية مثل الرسائل الإخبارية الخاصة بالموظفين).
2 التصديق. إذا لم تتسلم بعد تفويضًا لبدء تنفيذ المشروع، لابد أن تكون الخطوة الأولي هي تمثيل "حالة العمل" الخاصة بالمشروع. حيث إن هذه الخطوة ستُقدم للمسئولين عن التصديق على النفقات اللازمة المعلومات التي يحتاجون إليها في عمل هذا المستند المختصر. يمكنك الترويج للإطار العام الاستراتيجي الخاص بك قبل بدء الاجتماع، حيث ستكون لديك الفرصة لعرض أفكارك والإجابة عن أي تساؤل.


3 إعادة التأكيد. من خلال وضع تصور عام لما قد يحققه أو لا يحققه المشروع ووضع تصور للموارد المطلوبة، فإن الإطار العام الاستراتيجي قد يساعد على تهدئة حدة الخوف والقلق الذي قد ينتاب الأخرين بخصوص المشروع. بالطبع، من المحتمل أن يؤكد هذا المخطط بعضًا من تلك المخاوف، لذا لا يوجد ما يضمن أنه سيجنبك الحاجة إلي الإجابة على الأسئلة الخرقاء! لكن باعتباره مصدرًا موثوقًا به مقارنه ب"الشائعات"، فسيضمن لك على الأقل أن هذه الأسئلة ستكون وثيقة الصلة بالموضوع.


لا يحتاج إطارك العام الاستراتيجي إلي أن يكون في صيغة مقال طويل، لكنه لابد أن يحدد النقاط الرئيسية، لذا يجب أن يتضمن فقرة واحدة عن كل عنصر مما يلي:
مخطط عام نطاق المشروع.
الفوائد التي سيجلبها المشروع للعمل.
الفوائد التي يجلبها للعملاء أو المستخدمين النهائيين (سنذكر المزيد عن هذا قريبًا).
أي نقاط أخري يمكن أخذها في الاعتبار لتحقيق هذه الفوائد.


الميزانية الموارد المادية الأخرى المطلوبة (مثل: أماكن العمل وأجهزة الحاسب الآلي وغيرها).
المخاطر الرئيسية التي قد يوجهها المشروع، وكيف ستتم إدارتها أو التعامل معها.
كم عدد الأشخاص الذين سينضمون إلي فريق المشروع.
الجدول الزمني التقريبي
تذكر أن هؤلاء الذين سيقرؤون هذه الوثيقة قد لا يتوافر لديهم سوي قليل من الوقت للقيام بذلك. لذا دائمًا ما يمكنهم طلب المزيد من المعلومات إذا تطلب الأمر ذلك.


بع الفوائد

إن دراسة الجدوى الخاصة بـأي مشروع تعتمد بشكل كبير على القدرة على تحديد الفوائد التي قد يحققها المشروع، لكل من العملاء والمؤسسة. وهذا ما يفضل مندوبو المبيعات تسميته ب"بيع الفوائد وليس المواصفات".
إن نجاح المشروع في تحقيق هدفه المتمثل، على سبيل المثال، في تأسيس قاعدة بينات جديدة للمؤسسة سيعتمد على مدي سهولة حصول المستخدمين على المعلومات الخاصة بالعملاء والقيام بحملات تسويقه، وليس على حجم المعلومات التي تحتويها القاعدة أو على كمية البحث المتوازي الذي يمكن للقاعدة إجراؤه. لفهم الفوائد التي يهدف مشروعك لتقديمها:
اكتشف حوافز أصحاب المنفعة. إن التعرف على أولويات أصحاب المنفعة الرئيسيين في مشروعك سيقدم لك معلومات عامة مهمة متعلقة بالمشروع. ما الأمور الرئيسية التي تخص عملاءك؟ ما الأهداف الاستراتيجية الخاصة بمؤسستك؟ تحدث إلي العملاء والزملاء وراجع أبحاث السوق ومستندات التخطيط الاستراتيجي لتجد ردودًا على تلك الأسئلة.


افهم الأسباب المنطقية للمشروع. ستشمل هذه العملية على طرح أسئلة تتعلق "بسبب" القيام بالمشروع و " ما هي" فوائده بالنسبة لكل من العملاء والمؤسسة. على سبيل المثال، كيف ستستفيد المؤسسة من تغيير مقر الشركة؟ (على سبيل المثال، ستستفيد من توفير النفقات وتسهيل الاتصالات بين الموظفين).
حاول بمزيد من الجهد. داوم على السؤال عن كيف ستحقق كل فائدة من فوائد المشروع اختلافًا فعليًَا، وذلك باستخدام طريقة طرح الأسئلة مثل طريقة "خمسة أسئلة تبدأ بكلمة لماذا" على سبيل المثال، ما مجال العمل الذي ترغب أن توفر نفقاته، وما قدر التوفير المتوقع؟


كن مدركًا لمخاطر عدم تنفيذ المشروع. أحيانًا ما يكون السبب الرئيسي لتنفيذ مشروع ما هو تجنب تهديد قد يواجه العمل أكثر من الاستفادة من فرصة ما. فمثًلا، قد يكون من الضروري إصدار منتج جديد بسرعة فائقة لتجنب أن يحصل المنافس على حصتك في السوق عندما يكون هو "أول من عرض المنتج في السوق". بمجرد أن تعي تمامًا الفوائد التي يحققها المشروع الذي تقوم به، أضف هذه الفوائد إلي الإطار العام الاستراتيجي للمشروع من باب التأكيد على أنك تمتلك الدعم اللازم التقدم بمشروعك نحو الأمام.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة Google Plus